Okres przechowywania dokumentów, akt osobowych i dokumentacji szczegółowo reguluje Kodeks Pracy oraz Ustawa z dnia 13 lutego 2018 r. Nieprzestrzeganie okresu przechowywania, niedokładna i niekompletna archiwizacja dokumentów, w przypadku kontroli, może wiązać się z dotkliwymi karami pieniężnymi. Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Przechowywanie akt osobowych
Okres przechowywania akt osobowych wszystkich osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. to 10 lat. Czas ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu bądź wygasł.
Akta osób zatrudnionych przed 31 grudnia 2018 r. przechowywane są 10 lub 50 lat (czas ten zależy od tego, czy został złożony raport informacyjny). Przed wejściem w życie zmian w ustawie (Dz.U. z dnia 13 lutego 2018r. poz 357) okres przechowywania akt wynosił 50 lat (co generowało koszty magazynowania).
Co zrobić po upływie okresu przechowywania?
Po upływie dekady, do końca miesiąca kalendarzowego, w którym kończy się okres przechowywania, pracodawca powinien wydać akta osobowe. Jeśli pracownik ich nie odbierze (ma na to 12 miesięcy po upływie terminu odbioru), pracodawca ma obowiązek je zniszczyć.
Wydając świadectwo pracy, pracodawca ma obowiązek pisemnie poinformować o okresie przechowywania akt z zaznaczeniem terminu ich odbioru.
Przechowywanie dokumentacji i dokumentów pracowniczych
Przechowywanie dokumentacji pracowniczych reguluje Kodeks Pracy (art.94 pkt 9a). Dokumentacja pracownicza zawiera akta osobowe pracowników oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy.
Zgodnie z art. 94 pkt 9b KP, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób poufny, spójny, kompletny i dostępny. Dokumentacja musi być zabezpieczona przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem.
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez kolejne 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy). W niektórych przypadkach, wyszczególnionych w Kodeksie Pracy (art. 94 pkt 9b), okres przechowywania może się wydłużyć.
Co z pozostałymi dokumentami?
Dokumenty, takie jak wnioski o urlop wypoczynkowy, listy obecności, czas pracy przed 1 stycznia 2019 roku nie były włączane do dokumentów pracowniczych. Przed tym okresem tego typu dokumentację przechowywano 3 lata (jest to czas, po którym wygasają ewentualne roszczenia).
W przypadku, gdy stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 2019 r., dokumenty, o których nie ma wzmianek w rozporządzeniu, mogą być przechowywane 3 lata.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów powinna być kompletna i dostępna przez wyznaczone okresy czasu. Należy liczyć się z ewentualnymi kontrolami Urzędu Skarbowego, który- po wykryciu nieścisłości i nieprawidłowości- nakłada na pracodawcę karę pieniężną.
Wszelka dokumentacja firmowa i księgowość może być przechowywana w przedsiębiorstwie, niemniej przechowywanie i archiwizację dokumentów z powodzeniem można zlecić wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, jak np. Ekoakta
