Niszczarka firmowa to urządzenie, które w ostatnich paru dekadach znacznie zmieniło swój wygląd i funkcjonalność. Urządzenia stały się mniejsze, wygodniejsze w obsłudze i bardziej wydajne. Nadal jednak wielu przedsiębiorców woli w innych sposób dbać o niszczenie dokumentów i powierzają utylizację akt zewnętrznym usługodawcom.
Czym niszczenie dokumentów ze specjalistami różni się od niszczenia z pomocą niszczarki?
1. Bezpieczeństwo
Zaawansowane niszczarki tną papier na bardzo wąskie paseczki, które utrudniają odtworzenie informacji. Nie da się jednak ukryć, że żadna metoda pod względem bezpieczeństwa nie równa się profesjonalnej utylizacji w specjalnych instalacjach niszczących. Do kwestii bezpieczeństwa można podejść również z innej strony. Mowa o bezpieczeństwie samego procesu. Niszczenie dokumentów w firmie to konieczność wypięcia dokumentacji z segregatorów, teczek itp. trzeba zadbać przy tym o stanowisko oddzielone od osób, które nie mają prawa poznać zawartości dokumentów. W niektórych firmach po prostu nie ma warunków do bezpiecznego przeprowadzenia utylizacji.
2. Wygoda
Bezpieczne niszczenie dokumentów może być wygodne. Nowoczesne usługi polegają na tym, że ekipa sprawnie odbiera dokumentację. Następnie przeprowadzone zostaje niszczenie dokumentów firmowych. Na końcu otrzymujemy certyfikat zrealizowanej utylizacji. W taki sposób działa m.in. https://proarchiv.pl/.
3. Oszczędność czasu
To prawda, że współczesne niszczarki biurowe działają coraz szybciej. Nie da się jednak pominąć tu czynnika ludzkiego. Ktoś musi nadzorować działanie maszyny, zadbać o jej załadowanie, a następne zatroszczyć się o to, żeby ścinki wylądowały w bezpiecznym miejscu. Zazwyczaj osoby oddelegowane do utylizacji akt nie są w stanie jednocześnie zadbać o niszczenie dokumentów i o swoje regularne obowiązki. Współpraca ze specjalistą oznacza, że ten problem mamy z głowy.
Jaką metodę wybrać? Jeśli zależy nam na czasie, dokładności oraz, co najważniejsze, na bezpieczeństwie, profesjonalne niszczenie dokumentów będzie optymalną opcją.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą ProArchiv
