Ład i porządek to jedna ze składowych efektywnej organizacji pracy firmy czy urzędu. Właściwe zarządzanie dokumentami nie dotyczy jedynie bieżących faktur czy umów, a wszelkiej dokumentacji dotyczącej działalności danego przedsiębiorstwa.
Czym jest archiwizacja?
Archiwizacja dokumentów to proces ich gromadzenia, a następnie właściwego sklasyfikowania, zabezpieczenia i przechowywania przez określony czas. Postępowanie to jest niezbędne na wypadek kontroli przez odpowiednie organy. Archiwizowana dokumentacja powinna być przechowywania przez określony czas, dlatego regularnie należy przeprowadzać archiwizowanie dokumentów.
Profesjonalna archiwizacja danych może być wykonywana przez pracowników, można również to zadanie zlecić odpowiednim firmom.
Przepisy prawne
Archiwizacja danych nie może być przypadkowa – powinna być ona prowadzona zgodnie z prawem. Archiwizowanie danych ma zapewnić bezpieczeństwo poufnych informacji. Ważne też jest, aby było ono przeprowadzane w sposób niezagrażający środowisku.
Archiwizować ale jak?
Zasady według, których powinna odbywać się profesjonalna archiwizacja dokumentów, ściśle reguluje:
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- rozporządzenie wykonawcze do ustawy
- odpowiednie przepisy.
Archiwizowanie dokumentów dotyczy całej dokumentacji firmy, zarówno tej jawnej, jak niejawnej. Dokumentację dzieli się w zależności czy jest ona archiwalna czy nie i od tego faktu uzależniony jest okres jej przechowywania. Archiwizacja dokumentów powinna być przeprowadzana cyklicznie, ale warto wiedzieć, że podlegają jej sprawy już nietoczące się, zamknięte i rozliczone.
Czy każdy powinien przechowywać akta?
Archiwizacja akt powinna być prowadzona w (niemalże) każdej firmie, fundacji czy placówce sektora publicznego, niezależnie od jej funkcji czy wielkości.
Archiwizowanie akt pozwala na dostęp do dokumentacji zakończonych spraw i zapewnia porządek w bieżących tematach. Dzięki poprawnemu sklasyfikowaniu dokumentów i ich przechowywaniu, przedsiębiorcy nie muszą obawiać się kontroli ze strony odpowiednich organów czy jednostek.
