Archiwizacja dokumentów to obowiązek przechowywania określonej dokumentacji, który jest określony przez poszczególne akty normatywne.
Archiwizacja dokumentów – kogo dotyczy ten obowiązek?
Prawo, w tym między innymi Kodeks pracy oraz Ustawa o rachunkowości, ściśle określa zasady obowiązujące podmioty gospodarcze odnośnie kompletowania oraz przechowywania wszelkiej dokumentacji. Archiwizowanie dokumentów dotyczy każdej jednostki gospodarczej w mniejszym lub większym zakresie. Możemy wyróżnić następujące kategorie dot. archiwizacji dokumentacji:
- archiwizacja dokumentów księgowych – jednostki gospodarcze muszą przechowywać konkretnie określone w Ustawie o rachunkowości rodzaje dokumentów księgowych. Do najważniejszych należą księgi rachunkowe, roczne sprawozdania finansowe (zatwierdzone), dokumenty z inwentaryzacji, zeznania podatkowe, wszelkie dokumenty dotyczące pożyczek, wynagrodzeń, umów handlowych i inne;
- archiwizacja dokumentacji medycznej – obowiązek wynika bezpośrednio z Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta i co do zasady (z pewnymi wyjątkami) obowiązuje przez 20 lat licząc od 31 grudnia roku, w którym dokonano ostatniego zapisu o świadczeniach, które zostały wykonane dla pacjenta. Dokumentacja taka to zapis wszelkich czynności, zaleceń i decyzji od jednostek udzielających świadczeń zdrowotnych;
- archiwizacja dokumentów firmowych – oprócz dokumentów księgowych, istnieje obowiązek archiwizacji dokumentacji związanej z ZUS (zgodnie z Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych) oraz z kadrami (list płac, umów pracowniczych, kart ewidencji czasu pracy);
- pozostałe, w tym np. archiwizacja dokumentów pracowniczych.
Archiwizowanie dokumentów
Archiwizacja dokumentów w praktyce oznacza fizyczne lub elektroniczne przechowywanie konkretnej dokumentacji przez określony okres czasu w sposób poufny i przy zachowaniu RODO.
W związku z tym, że archiwizowanie dokumentów jest często kłopotliwe dla spółek, które nie są wyspecjalizowane w tego typu działaniach, na rynku funkcjonują firmy, które się tym zajmują. Usługa archiwizowania dokumentów obejmuje zarządzanie dokumentami w sposób bezpieczny i optymalny pod kątem zaangażowanych zasobów.
Po okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji (np. pracowniczej), dokumenty należy poddać utylizacji. Również w takim przypadku spółki decydują się najczęściej na zlecenie zewnętrzne. Spółki zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów (takie jak firma destroy.pl) gwarantują odpowiedni transport i utylizację przy zachowaniu procedur poufności oraz w sposób ekonomiczny i ekologiczny.
